img
img

Bagian Protokol & Komunikasi Publik

Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara

Info SKPD

Badan Kearsipan dan Perpustakaan Daerah

http://barpus.kutaikartanegarakab.go.id/

Arsip ada dan tercipta karna ada proses administrasi yang berjalan dan sekaligus merupakan bukti berjalannya fungsi suatu organisasi. Sebagai endapan informasi terekam mengenai pelaksanaan kegiatan administrasi, pada gilirannya arsip akan menjadi sarana administratif,dan kebutuhan utama bagi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pengawasan. Dan bahwa arsip merupakan pusat ingatan, sumber sejarah dan sumber informasi. Arsip mempunyai peranan penting di dalam suatu organisasi pemerintah yang dapat menunjukkan maju mundurnya suatu organisasi, peranan arsip tersebut antara lain : Alat utama ingatan organisasi. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pembangunan. bukti otentik pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan pemerintah. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Sedangkan tujuan arsip adalah untuk menjamin keselamatan. Bahan pertanggung jawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan pemerintah.

Dilihat dari sudut pandang Sistem Informasi Manajemen, Kearsipan merupakan system sekaligus sub.sistem dalam administrasi suatuorganisasi ataupun instansi. Baik buruknya system kearsipan dapat dilihat dari sejauh mana kontribusinya terhadap penyelesaian administrasi suatu organisasi. Agar bisa berperan dan berfungsi secara optimal dalam penyelesaian administrasi. Serta dapat memberikan kontribusinya melalui azas penyajian informasi yang cepat, tepat, dan akurat maka arsipharus dikelola dengan baik dan benar. Seperti kita lihat dan ketahui bahwa system kearsipan yang di pergunakan pada instansi pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara masih menggunakan pola lama dan belum sesuai dengan standar dari system kearsipan yang berlaku. Selain itu penataan dan penyimpanan arsip di masing-masing instansi juga masih sangat kacau sehingga arsip yang di simpan tidak dapay ditemukan dengan cepat, tepat, lengkap dan akurat dan arsip juga masih tersimpan tidak pada tempatnya yaitu dengan menyimpan tidak menggunakan peralatan yang memadai tidak sesuai dengan prosedur filling.

Oleh sebab itu demi terselenggaranya pemerintahan yang baik (Good Governance) dalam pengelolaan administrasi pemerintah dan demi penyelamatan arsip sebagai sumber informasi dan barang bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintah maka tindakan nyata yang harus dilakukan oleh pemerintah daerah dan khususnya Badan Kearsipan dan Perpustakaan adalah sebagai berikut : Melaksanakan Tata Kearsipan dengan baik dan benar. Menyiapkan dan membina Tenaga Pengelolaan Kearsipan, baik pengelola arsip pada Badan Kaearsipan dan Perpustakaan maupun pengelola arsip pada instansi Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara. Menyediakan Anggaran bagi kegiatan kearsipan. Menyediakan pusat penyimpanan arsip Dinamis Aktif (Central File) yang berfungsi sebagai layanan inforamasi kepada pimpinan di unit kerja yang bersangkutan. Menyediakan depo (tempat penyimpan) arsip dinamis, In-Aktif, dan Statis. Berikut sarana kearsipan lainnya.